Administrar uma empresa sem um planejamento é como sair para viajar sem definir o destino. Não importa se estamos falando de uma Empresa grande, média ou pequena. Se a ferramenta utilizada vai ser o papel, planilhas, sistemas especializados ou está “na cabeça do dono”. Qualquer administrador de empresas, seja ele o próprio empreendedor, o presidente de uma empresa de economia mista como a CAEMA, sócio ou um administrador profissional sabe que toda empresa precisa planejar seu futuro.
E esse planejamento do futuro, dividimos em três grandes blocos: Planejamento Estratégico, Tático e Operacional. Vejamos:
O que é Planejamento Estratégico?
Tudo começa com o Planejamento Estratégico, onde definimos as estratégias com foco no longo prazo da empresa. Nesta etapa é preciso buscar sempre ter uma visão holística da companhia e sem entrar muito em detalhes, afinal o Planejamento Estratégico geralmente é feito para um período de 5 a 10 anos e seria bastante complicado e muito pouco provável acertar tantos detalhes para um período tão futuro.
O importante aqui é levar em conta todos os fatores internos e externos a organização, por exemplo, o cenário econômico global e a situação do mercado em que a empresa atua. Uma excelente ferramenta nesta hora é a análise SWOT que ajuda a mapear todas as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças e fornece uma ótima base para a estruturação dos demais planos estratégicos.
Mas antes de falar de forças e fraquezas e começar a analisar o mercado ou cenário económico, a empresa precisa ter muito bem definido quem ela é, aonde quer chegar e o que considera mais importante no caminho. A isto damos o nome de Missão, Visão e Valores, um dos instrumentos de gestão mais importantes e ao mesmo tempo mal utilizados pelas empresas (em geral).
Vale aqui recordar nossa Missão: Promover o saneamento básico por meio do abastecimento de água e esgotamento sanitário, com sustentabilidade. Visão 2020-2024: Ser reconhecida pela eficiência na prestação de serviços de abastecimento de água e esgotamento sanitário a população maranhense. Valores: Compromisso com a dignidade humana, Sustentabilidade, Respeito a vida, Valorização dos colaboradores, Satisfação dos clientes, Respeito aos parceiros, Conduta ética e profissional, Responsabilidade socioambiental, Transparência e Inovação.
E então, a partir deste mapeamento inicial, você precisa definir as Metas e Objetivos a serem alcançados pela empresa dentro do horizonte que está sendo projetado. Mas muito cuidado! Não estamos falando aqui de objetivos como volume de produção ou metas de vendas de metros cúbicos de água, etc e sim os Objetivos Estratégicos que a empresa pretende atingir.
Alguns exemplos de objetivos estratégicos:
· Aumentar a satisfação dos clientes da CAEMA em 20%;
· Reduzir as perdas operacionais em 15%;
· Elevar o índice de capacitação dos funcionários em 30%;
Para deixar mais simples, separamos algumas questões fundamentais que podem ajudar na hora de realizar o Planejamento Estratégico de sua empresa são:
· Quem somos?
· O que fazemos?
· Por que fazemos?
· Onde estamos?
· Onde queremos chegar?
· O que valorizamos?
É importante ressaltar que apesar de o Planejamento Estratégico ser criado para um horizonte de até 10 anos, é essencial que ele seja revisado e atualizado constantemente. Se isto não ocorrer, os planos sofrem um sério risco de ficarem obsoletos e serem abandonados dentro da empresa. O Planejamento Estratégico precisa ser inspirador e motivador. Os planos de longo prazo são uma das formas mais simples e poderosas de engajar os colaboradores com os objetivos da empresa e gerar grande satisfação em todos com o alcance dos resultados.
O que é Planejamento Tático?
Avançando um pouco, a criação do Planejamento Tático. São planos com foco no médio prazo e com um pouco mais de detalhes que o Planejamento Estratégico, mais ainda se mantendo enxutos e com certa visão holística.
Uma das principais diferenças do Planejamento Estratégico para o Planejamento Tático é que o primeiro é voltado para a organização como um todo, já o segundo é orientado as áreas e gerencias da empresa, sendo o detalhamento com os meios para atingir os objetivos e metas da organização. Ou seja, podemos dizer que o Planejamento Tático é a decomposição do Planejamento Estratégico para cada setor, para cada área da empresa.
No Planejamento tático as projeções também são feitas para um período um pouco menor, geralmente de 1 a 3 anos.
Para facilitar o entendimento, vejam essas questões a serem abordadas:
· O que fazer?
· Dá para fazer?
· Vale a pena fazer?
· Vai funcionar?
· Quando vamos fazer?
A partir do Planejamento Tático temos como saída os Objetivos Táticos para cada unidade específica (produção, finanças, recursos humanos, etc.). Estes objetivos devem ser criados de forma a garantir que os Objetivos Estratégicos sejam alcançados.
Alguns exemplos de Objetivos Táticos:
· Garantir que os pedidos de clientes (ligação de água, reparos de vazamentos, etc) sejam atendidos em no máximo 01 dia;
· Garantir que nenhuma demanda fique sem solução;
· Garantir que 60% dos empregados possuam graduação;
É fundamental pensar no Planejamento Tático como a conexão entre o Planejamento Estratégico e o Planejamento Operacional
O que é Planejamento Operacional?
Por fim, temos o Planejamento Operacional com planos bem mais focados no curto prazo, geralmente elaborados para períodos mais curtos, de 3 a 6 meses, 1 ano, com as definições de métodos, processos e sistemas a serem utilizados para que a organização possa alcançar os objetivos globais.
Estes são planos bem mais detalhados que as etapas anteriores, especificando as pessoas envolvidas, cada uma de suas responsabilidades, atividades, funções e divisão de tarefas além dos equipamentos e recursos financeiros necessários para colocar os planos em prática.
Como resultado da etapa de Planejamento Operacional geralmente obtemos Planos de Ações e Cronogramas das atividades que precisam ser desenvolvidas dentro do período de tempo que está sendo planejado. Uma ferramenta muito útil nesta etapa é o 5W2H que auxilia a empresa a montar os Planos de Ações sem esquecer nenhum detalhe importante.
Veja abaixo alguns exemplos de Objetivos Operacionais:
· Implantar um sistema de separação e rastreamento de ordens de serviços;
· Implantar um programa de qualidade total;
· Fechar parceria com uma universidade para capacitar os funcionários.
Na hora de pensar no Planejamento Operacional de sua empresa, além das informações do 5W2H, algumas questões que podem ajudar são:
· Como fazer?
· Quem vai fazer?
· Qual o prazo esperado?
· Quais as ferramentas e recursos necessários?
· Quanto vai custar?
· Quais as alternativas?
Além disto, é essencial uma avaliação dos riscos de cada atividade planejada, bem como a definição de planos de contingência para caso um desses riscos não se concretize.
Transformando o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional em números
“O Orçamento Empresarial é a tradução do Planejamento Estratégico em números”. E é isso mesmo! Depois que a empresa definiu seus Objetivos Estratégicos, os subdividiu em Objetivos Táticos para cada área da empresa e criou planos de ação para os Objetivos Operacionais, o próximo passo é transformar tudo isto em números com ajuda do Orçamento Empresarial.
Desta forma, a empresa possuirá um plano completo de quanto precisa faturar, quais são os limites de custos e despesas que precisa respeitar, quais investimentos precisa realizar e pode acompanhar os números ao longo do ano, verificando se está caminhando para alcançar sua visão ou se precisa de algum ajuste na operação. Chamamos isto de Acompanhamento e Controle Orçamentário.
Está é uma prática extremamente necessária no Processo de Planejamento de qualquer empresa e uma etapa importantíssima do Orçamento Empresarial.
Lembre-se de que o Planejamento não deve ficar restrito a apenas a alta administração ou somente a área de Planejamento e Controladoria. Quanto mais pessoas na empresa forem envolvidas no processo, maiores serão os ganhos de engajamento e comprometimento com os resultados.
Outro ponto importante é que o Processo de Planejamento deve ser algo vivo e contínuo na empresa. Os planos precisam ser constantemente monitorados e revisados sempre que possível. Além disto, é fundamental realizar Simulações de Cenários e não parar na primeira versão do planejamento, sem ter a certeza de ter explorado mais opções e ter escolhido a melhor.
E por fim, uma dica importante para a saúde e bem estar dos responsáveis pelo Planejamento Estratégico, Tático e Operacional: se o administrador fica focado demais no operacional, ele vai ser um apagador de incêndios. Mas se ficar focado demais no estratégico, pode perder um pouco o contado com a realidade e não enxergar alguns pontos operacionais importantes. O segredo é sempre manter o equilíbrio! E porque não aplicar o Princípio de Pareto para definir os 20% de esforço de planejamento que vão gerar 80% dos resultados da empresa.
Fonte: http://www.caema.ma.gov.br/index.php/a-caema/governanca/nossa-estrategia
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Texto teve a colaboração e foi enviado por Luiz Fernandes Lopes
